日本とオーストラリア、CCの作法での私の失敗談

とりあえず、上司にもCC入れておく。 自分に来たメールがCCなら返事の必要薄いし、がっつり読まなくてもいい。

……そんな認識、持っていませんか?

オレがやらなきゃ誰かやる……集団心理ですね。写真はDaylesfordにいたアヒルたちです。

 

日本ではそんなケースも散見されるCCの使い方ですが、あちらではメールのCCに関して、現地スタッフが駐在員に不満を漏らしていたことがありました。

これは一体どういうことでしょうか?今回はCCがテーマです!

 

 CCに対する日本とオーストラリアの考え方の違い

 

日本でのCC


どちらかというと、日本のCCは読まなくても問題無いとまでは大きな声で言えませんが、読まなくても許される文化が多少なりともある、と(少なくとも私は)感じています。

(いや日本とか海外とか関係なく読めよ・・・と思ったプロフェッショナルな日本のみなさま、ごめんなさい)

みなさん百も承知のことだと思うので、あらためて説明するのは恐縮ですが、その理由として、大体以下のようなものではないでしょうか。

 

CCメールを読まなくても許される雰囲気がある理由

・(送信側)とりあえず、読んでくれなくてもいいのだが、上司の顔を立てるために、上司にCCを入れておく。

・(送信側)一応、情報共有したという実績を残しておいた方が無難。

・(受信側)CCで着信するメールが多すぎて、とても全部に目を通せない。

・(受信側)自分にとって重要でない内容であっても、大量にCCで送られてくる。

 

場合によっては、「なんでホウレンソウしっかりやらないんだ!!」なんて怒られないように、送信側の自己防衛のためのアリバイづくり・・・という観点で送る人もいるのではないかと思います。

 

オーストラリアでのCC


あちらでも、CCを入れるのを大好きですが、若干事情は異なっていました。

まず、CCは読まなくても許されるわけではありません

CCをちゃんと見ておくことが要請されている。それを予め意識しておくのが無難です。

CCであっても、送信した側は、当然のごとく、こちらが目を通していると思っています。

 

また、送信の際「とりあえずCC付けとけばいっか」という意識はあまりありません。
上司の顔を立てるためにCCを入れるワケでもなく、読んでほしいから送っているのです。

ちなみに、あまりの上司へのCC乱発は、上司・部下の信頼関係欠如の裏返しと捉えられる可能性もあります。

 

ということで、本当に必要なものしか送信しないので、CCで来る件数は少ないのか・・・?
というと、そうでもありません。

 

実際、CCはガンガン来ます。なんと言ってもオーストラリア代表ですから・・・。

 

日本でのCC意識をオーストラリアに持ち込んだ結果


記事冒頭の駐在員の方は、送られてくるCCに対して日本風の対応をしていたので、現地スタッフから不満を買っていたみたいですね。

 

かくいう私も例に漏れず、CC作法の違いの意識が甘く、ピンチを経験しました。

 

メールにCCが入ったトピックの中で、文末付近に

じゃあ、駐在員YUJIの判断も確認してコトを進めよう

なんて、ぺろん突然書いてあったのです。

 

そのCCメールは他のCCメールの山に埋もれてしまっている状況。

私はそんな事態になっていることは露知らず、3,4日経過の後、C氏がオフィスに来てこんなことを言うではありませんか。

 

どうなってるのYUJI? 先方めっちゃ待ってるんだけど?

 

と確認が入り、まさに青天の霹靂。冷や汗が出ました。

 

自分としては、「なんか、あっちでやりとりしてるな~」
ぐらいにしか認識してなかったのですよ。。

あ~なんか向こうで試合やってるな~・・・的な・・・。まあ、ここまでリラックスはもちろんできない状況で見過ごしてしまったんですけどね。

 

 

たくさんのCCをどう捌くか?

 

部長・副部長が試行していた努力


部長・副部長も実務に関するCCメールを受け取るのことが普通にあるので、やはり大量のCCはどうにかしたいと思っていたみたいです。

彼らは、CCを含むメール発信の際には、件名に「Action required」や、「FIY(For Your Information 参考)」などといった補足情報を付加する旨を推進しようとしていました。

ですが、結果的に上手く普及しなかったようです。

 

私がとった対策


わたしも部長達と同じく、オペレーションの段階で、実務に関するやり取りにまでCCが入ること仕事の効率上マイナスだと思い、何とかしたいと思っておりました。

「結論だけ教えてください」とでも言ってしまいたいところでした。

ですが、前述のピンチ以来、方針を変えました。

 

・込み入った内容は直接聞いてしまう

まず、込み入った内容のCCを受け取ったら「どういうことが行われているか直接説明を求める」ようにしました。(シンプルな内容は直接説明なしでも十分です!)

具体的には、メールの送り主のデスクに直接向かって、口頭で10分程度の説明を求めるようにしたのです。

毎回そんなことをしていたら、自然とあちらから、CC送信の後、こちらに説明をしに来てくれるようになりましたね。

 

不思議なことに、前提条件をこういった形でシェアすると、これから流れていく話題をフォローしていくモチベーションが高まります。

また、以降脈々と到着するCCの内容も一瞬で理解できるようになります。

・それでもCCに対応できない場合

結果的にすべてのCC内容を理解しておく必要があるのですが、状況・タイミングによっては、やはり物理的に無理な事はあります。

私は、その旨を現地スタッフとコミュニケーションし、配慮してもらうという策を取りました。

例えば出張が予め分かっている際は出張前に一言を声をかけて、CCを追いにくい状況であることを率直に伝えたところ、その前提を配慮した説明をもらったり、必要な情報だけを要約した上で連絡をもらう事が出来ました。

手間をかけ恐縮でしたが、これはとても有難かったです。

恐らく、これは現地スタッフとのコミュニケーションを密にしていたからではないかと思います。

 

 

まとめ

・向こうでは、CCは全て読んでいる事が前提で話が進んでいきます!

・こみ入った内容は、直接会って説明を受けた方が早い場合があります。

・どうしてもCCの内容を追えないときには、相談するが吉です。

 

 

いかがでしたでしょうか。

 

異文化間のコミュニケーション様式の差は、ITでも抜け目なく意識したほうが良いみたいですね。

また、質的な面に目を向けると、合意形成のプロセス・階層主義or平等主義といった切り口からの説明が考えられます。それについてはまたいずれの機会に。

 

ではまた!


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